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Aufbewahrung von Rechnungen auf Thermopapier

02.01.2006
- Unternehmer haben ein Doppel der Rechnung, die sie selbst oder ein Dritter in ihrem Namen und für ihre Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die sie erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre lang aufzubewahren. Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung möglich. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren. Bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsvorschrift können bis zu 5.000 Euro Bußgeld verhängt werden.

- Privatpersonen, die von Unternehmern für eine Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden.

Auf diese neue Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen muss der Unternehmer in der Rechnung z. B. folgendermaßen hinweisen: "Seit dem 1.8.2004 sind Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde."

- Rechnungen auf Thermopapier: Rechnungen, die Unternehmen ausstellen, sowie alle Rechnungen, die sie erhalten, müssen über den gesamten Zeitraum von zehn Jahren gut lesbar sein. In diesem Zusammenhang gilt es darauf hinzuweisen, dass die Schrift von Belegen und Rechnungen auf Thermopapier (z. B. Tankquittungen) häufig bereits nach kurzer Zeit verblasst und nicht mehr lesbar ist. Es wird deshalb dringend empfohlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften.

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