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Elektronische Rechnungen

01.06.2006
Durch den Einsatz der EDV kann eine Rechnung auch auf elektronischem Wege an den Empfänger übermittelt werden. Hier gilt es jedoch zwingend auf bestimmte Kriterien zu achten, wenn diese Rechnungen zum Vorsteuerabzug zugelassen werden sollen.

So muss der Empfänger der Rechnung einer elektronischen Übermittlung zustimmen. Die Zustimmung bedarf keiner besonderen Form. Zwischen Rechnungsaussteller und -empfänger muss jedoch Einvernehmen über diesen Zustellungsweg herrschen.

Bei elektronischen Rechnungen muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

mit qualifizierter elektronischer Signatur oder mit qualifizierter elektronischer Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz oder


im EDI-Verfahren mit einer zusätzlichen zusammenfassenden Rechnung in Papierform oder in elektronischer Form, wenn diese zusammenfassende Rechnung mindestens mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wurde.


Bei Rechnungen, die per Telefax oder E-Mail übermittelt werden, handelt es sich um "elektronisch übermittelte Rechnungen". Hierfür gelten folgende Sonderregelungen:

Standard-Telefax: Bei der Übermittlung von Rechnungen per Telefax ist nur die Übertragung von Standard-Telefax an Standard-Telefax zulässig. Voraussetzung für die Anerkennung zum Zweck des Vorsteuerabzuges ist, dass der Aussteller einen Ausdruck in Papierform aufbewahrt und der Empfänger die eingehende Telefax-Rechnung in ausgedruckter Form aufbewahrt.


Computer-Telefax: Bei allen anderen Telefax-Übertragungsformen, wie z. B. Übertragung von Standard-Telefax an Computer-Telefax, Übertragung von Computer-Telefax an Standard-Telefax und Übertragung von Computer-Telefax an Computer-Telefax sowie bei Übermittlung der Rechnung per E-Mail ist eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung erforderlich, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten zu gewährleisten.
Anmerkung: In der Praxis sind elektronische Rechnungen äußerst selten mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Es empfiehlt sich daher für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs das Aufbewahren der Papierrechnung.

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